Con il termine trasferta si intende lo spostamento temporaneo di un dipendente in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale. Ciò può avvenire per esigenze specifiche del datore del lavoro che ha necessità di far svolgere determinati incarichi in un altro luogo. Se per recarsi al luogo della trasferta il lavoratore utilizza la propria auto (o una a noleggio), gli spetterà un rimborso chilometrico dipendenti.
Con trasferimento invece si intende uno spostamento fisso e definitivo della sede di lavoro e può avvenire solo in presenza di comprovate ragioni tecniche, organizzative o produttive. Inoltre, non può essere applicato ad alcune categorie di persone tutelate da questa specifica situazione, come ad esempio coloro che assistono familiari con handicap.
I criteri per stabilire se si tratta di trasferta
Per poter operare un trasferimento è necessario che ci siano perciò i requisiti adeguati a poterlo svolgere, mentre la trasferta può essere applicata con maggiore libertà, ma questo non significa che non sia soggetta a rimborsi o indennità o che non debba sottostare ad alcune regolamentazioni.
Ci sono infatti dei criteri per stabilire se lo spostamento richiesto sia una trasferta:
● i dipendenti devono essere aderenti al ccnl del commercio;
● lo spostamento è a carattere provvisorio e prevede un ritorno al luogo di lavoro abituale;
● lo spostamento viene imposto per necessità lavorative e comporterà lo svolgimento del proprio incarico in una sede diversa da quella abituale.
Cos’è l’indennità di trasferta
In caso di trasferta, come abbiamo anticipato, spetta un’indennità che è bene distinguere dal rimborso spese, nonostante siano entrambi un rimborso dei costi di viaggio:
● nel caso dell’indennità di trasferta, il rimborso avviene in maniera forfettaria, con costi fissi e solitamente stabiliti in precedenza. L’indennità, infatti, viene sentita più come un “rimborso atto a ripagare del disturbo dello spostamento”, non prende quindi in esame l’esclusivo costo della benzina o dello spostamento in sé con il mezzo utilizzato, ma prende in esame una sfera più ampia che ripaga lo spostamento nella sua totalità;
● il rimborso spese avviene a posteriori, tramite la visione e l’esame di una nota spesa. Per ottenere un rimborso, quindi, sono solitamente richiesti gli scontrini o le fatture, così da fare un calcolo preciso dei costi sostenuti dal dipendente per effettuare lo spostamento richiesto.
C’è infine da specificare che lo spostamento da casa alla sede di lavoro non è considerato una trasferta e non rientra quindi nella regolamentazione dell’indennità.
Come si calcola il costo chilometrico?
Esistono diverse tipologie di indennità riconosciute, siano queste indennità vere e proprie o rimborsi spese.
● Indennità forfettaria: viene stabilita dal proprio ccnl al momento della sottoscrizione e prevede una quota fissa, stabilita a priori, senza prendere in considerazione le reali spese. In questo caso, quindi, non c’è bisogno di presentare note spese e la decisione viene fatta secondo le tabelle ACI aggiornate.
● Rimborso analitico: effettuato tramite la consultazione di scontrini, fatture, ricevute fiscali e tutti i documenti che riportano le spese sostenute dal lavoratore.
● Rimborso misto: si tratta di una terza opzione che prende in considerazione entrambe le modalità. Una parte viene emessa in maniera forfettaria e un’altra parte del rimborso viene calcolato in base alle effettive spese del dipendente. Solitamente viene applicata in caso di pagamento di vitto e alloggio, che beneficiano del sistema forfettario, mentre le spese di viaggio vengono pagate in maniera analitica.
Per il calcolo del rimborso delle spese di viaggio (rientrante nel rimborso analitico o nella componente analitica del rimborso misto) viene fatto riferimento alle tabelle ACI, che prendono in considerazione la tipologia di veicolo utilizzato per lo spostamento.
Ciò che viene richiesto, quindi, è:
● tipologia di veicolo (auto, moto, furgone ecc.);
● modello e serie;
● tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida ecc.).
Una volta in possesso di tutti i dati è possibile consultare le tabelle ACI per il controllo del costo chilometrico del veicolo, ovvero quanto deve essere rimborsato al dipendente per ciascun chilometro percorso.
Per avere chiaro quanto debba essere il rimborso dovuto al dipendente, quindi, basterà moltiplicare il costo chilometrico corrispondente al veicolo utilizzato per il totale dei chilometri effettivamente percorsi.
Emissione del rimborso e relativa tassazione
L’emissione del rimborso dovuto al dipendente non è immediata e non avviene senza i relativi controlli in merito. Infatti, può essere emesso solo in busta paga e può subire le dovute tassazioni, ma non obbligatoriamente.
C’è infatti da distinguere due casistiche:
● per trasferte entro i limiti del comune della sede lavorativa abituale il rimborso viene tassato come il resto dello stipendio;
● Per trasferte al di fuori del comune della sede lavorativa abituale il rimborso non subisce tassazioni.
È importante, in ogni caso, che il datore di lavoro conservi tutta la documentazione, che si tratti delle note spese o della documentazione riguardo il veicolo usato, cosicché in caso di controllo fiscale si possa dimostrare di aver seguito le indicazioni legislative in merito.
Per quanto riguarda il datore di lavoro, invece, le spese di trasferta sono considerate spese aziendali e sono quindi deducibili: non subiscono tassazione, a meno di un’eccezione legata alla potenza del veicolo usato. Ovvero, se il veicolo usato è a benzina e supera i 17 cavalli fiscali o a gasolio e supera i 20 cavalli fiscali. Allora, la deduzione che potrà essere ottenuta non è al 100%, ma verrà ricalibrata in base alla tabella dei costi di esercizio per percorrenza annua, sempre consultabile sul portale ACI.
Concludendo
La trasferta di un dipendente è una situazione che può ritenersi necessaria, ma può essere esercitata solo di fronte a specifiche casistiche e non è applicabile a chiunque.
Con trasferta si intende lo spostamento dalla sede di lavoro abituale, ma in maniera temporanea, ed è bene sapere a quali costi andrà incontro l’azienda nella sua effettuazione, che non sempre può limitarsi al semplice rimborso spese e può subire anche delle tassazioni.
