Come viene percepita da parte dei manager e dei dipendenti l’assenza dal luogo di lavoro? Qual è la relazione tra assenteismo e motivazione al lavoro? Le risposte a queste domande sono contenute nell’ottava edizione del Barometro sull’Assenteismo, il Coinvolgimento e la Motivazione dei dipendenti, un’indagine europea condotta lo scorso giugno in sette paesi – Italia, Francia, Benelux, Regno Unito, Germania, Spagna e Portogallo – da parte di Ayming, gruppo internazionale di business performance consulting.
La ricerca ha interessato due diversi target: i direttori risorse umane e i dipendenti di aziende private. Le interviste ai direttori HR sono state gestite direttamente da Ayming, che ha somministrato via email un questionario a un totale di circa 500 HR manager, di cui 118 italiani, mentre il sondaggio sui dipendenti ha visto la collaborazione di TNS Sofre, che ha intervistato 3.009 lavoratori, di cui 500 in Italia.
I due campioni intervistati fanno parte di aziende private con un numero di collaboratori da 9 a oltre 1.000, appartenenti ai settori edilizia, commercio, industria, sanità e servizi. Per quanto riguarda i dipendenti, gli intervistati sono per il 44% donne e per il 56% uomini, di un’età compresa tra i 16 e i 62 anni, con una percentuale maggiore – pari al 32% sul totale – di dipendenti nella fascia di età tra i 41 e i 50 anni. I ruoli professionali vanno dai quadri con funzione di management (13%) agli operai (17%), agli impiegati (46%), altro 24%.
Una definizione di assenteismo
Il concetto di “assenteismo” – se inteso come uno stile di comportamento delle persone che si assentano dal luogo di lavoro in maniera sistematica – rappresenta il sintomo di un rapporto di scarsa fiducia tra collaboratori e azienda; sintomo che deve essere analizzato, interpretato e, laddove possibile, corretto. Solo disponendo di dati che ne misurano l’impatto e permettono di circoscriverne cause e caratteristiche si può distinguere l’assenteismo “fisiologico”, sul quale la gestione delle risorse umane non può intervenire, ma può limitarsi a gestirlo nella maniera più corretta, dall’assenteismo legato a motivazioni di contesto organizzativo. È dimostrato infatti che negli ambienti di lavoro dove esiste senso di collaborazione, fiducia nei confronti del management e riconoscimento delle persone a tutti i livelli i tassi di assenze sono inferiori.
L’assenteismo ha certamente un impatto dal punto di vista economico: si stima che un punto percentuale del tasso di assenteismo genera un costo variabile pari a un range dallo 0,3% all’1,87% del totale della retribuzione dei collaboratori.
Le opinioni diverse dei direttori HR
Il primo dato emerso dal Barometro Ayming, che accomuna quasi tutti i paesi coinvolti nella ricerca, è la poca uniformità nella definizione dei manager del termine assenteismo e nell’indicare quali tipologie di “assenza” dovrebbero rientrare sotto questa voce. Infatti, anche se la maggior parte dei direttori HR a livello europeo afferma di misurare il tasso di assenteismo nella propria azienda – in Italia è il 74% a calcolarlo, l’84% in Francia e l’82% in Portogallo – non esiste uno strumento comune, e ogni realtà lo misura secondo propri parametri.
Alla domanda “Quale tipologia di assenza considerate nel calcolare il tasso di assenteismo?”, quasi il 100% del campione di aziende italiane intervistate considera parte del fenomeno, oltre alle assenze ingiustificate, anche quelle per malattia personale/professionale, incidenti sul lavoro/infortunio e congedo maternità/paternità. Questo dato è il riflesso di un orientamento culturale secondo il quale l’assenza del collaboratore, a prescindere dalla motivazione, viene percepita e valutata dall’azienda in modo negativo. Rispetto ad altri paesi europei, ad esempio, l’abitudine italiana di considerare i congedi parentali come legati al concetto di “assenteismo” riflette una cultura in cui la genitorialità dei collaboratori è ancora lontana dall’essere percepita come un valore, quanto piuttosto rappresenta un rallentamento organizzativo e, nei casi più eclatanti, un ostacolo allo sviluppo professionale e alla carriera.
Il tasso di assenteismo registrato
Passando ai numeri analizzati, qual è il tasso di assenteismo registrato dai direttori HR? L’Italia emerge come il paese con il valore più contenuto, pari al 5,49% se si confronta con il 6% della Spagna, il 6,21% del Portogallo e il 7% della Francia. Tale 5,49% si differenzia in modo importante in funzione della dimensione dell’organizzazione: da una percentuale minima dell’1,28% in organizzazioni con un numero di collaboratori compreso tra 20 e 49, fino ad arrivare al dato massimo dell’8,01% in aziende che impiegano dai 250 ai 499 dipendenti. Nelle organizzazioni più piccole, infatti, l’assenza di un collaboratore ha un impatto maggiore sui processi aziendali e sulla programmazione del lavoro stesso; il concetto del “se il mio lavoro non lo faccio io, non lo può fare nessun altro” appare come uno dei principali freni all’assenza delle persone, seppur per giustificata causa. Inoltre, probabilmente, il dipendente di una piccola realtà, a prescindere dal suo ruolo in azienda, si sente anche più responsabile dei “risultati” della propria organizzazione, perché più coinvolto. Oltre a ciò, quello che il 56% degli HR manager italiani intervistati aggiunge è che il tasso di assenteismo nel 2015 è risultato stabile rispetto all’anno precedente, mentre il 28% afferma che nella propria realtà è diminuito e solo il 17% registra una crescita. Dati, questi, in contrasto ad esempio con la Francia, dove ben il 49% degli intervistati dichiara che il tasso di assenteismo è aumentato nell’ultimo anno, il 24% ritiene che è diminuito e il 27% afferma che è stabile.
Evidentemente, considerando che la maggioranza dei manager ritiene il fenomeno stabile nel tempo, non lo si valuta un tema strategico sul quale investire per quasi metà del campione intervistato. Alla domanda “Avete messo in atto qualche iniziativa per ridurre l’assenteismo?” il 49,4% ha risposto negativamente, il 24,1% ha agito nell’anno in corso e il 26,3% esprime la volontà di agire nel futuro.
Interventi per arginare il fenomeno
Ma il risultato che mostra come il tema dell’assenteismo sia probabilmente un “nuovo” argomento per i direttori HR italiani, è che il 54% di chi ha messo in pista una qualche attività lo ha fatto da meno di un anno. Le tre iniziative principali adottate dagli intervistati sono: la formazione del middle management alla gestione dell’assenza; l’utilizzo di un sistema informatico per la gestione delle assenze e l’avvio di un chiaro piano di comunicazione interna sul tema dell’assenteismo.
Tra le aziende italiane che hanno già avviato un programma per ridurre l’assenteismo: il 36% ha registrato una diminuzione delle percentuali dell’assenteismo; il 23% ha registrato un maggiore coinvolgimento dei propri dipendenti; il 20% ha ottenuto un miglioramento delle performance sociali ed economiche dell’impresa e il 14% ha registrato un aumento della collaborazione tra colleghi.
Ostacoli nella gestione e nel monitoraggio
I direttori HR italiani identificano però una serie di fattori che molto spesso ostacolano una buona politica di gestione e monitoraggio dell’assenteismo: mancanza di coinvolgimento del middle management (20% degli intervistati); banalizzazione dell’assenza (14%); scarsa chiarezza nella comunicazione (14%). Dall’altro lato, i fattori principali che secondo i responsabili italiani del personale hanno costituito una leva per il successo delle iniziative implementate sono: sponsorship da parte della direzione (23%); supporto dei dipendenti più motivati all’interno dell’azienda (20%); coinvolgimento dei rappresentanti dei dipendenti (11%).
I dipendenti europei e il rapporto con il proprio lavoro
Ai dipendenti è stato chiesto di quantificare la propria presenza sul posto di lavoro: a livello europeo è emerso che il 72% si dichiara “sempre presente”, indipendentemente dalle assenze per congedo maternità e paternità, elemento che nella percezione dei collaboratori non rientra nel fenomeno. Se si analizzano i dati per paese, la ricerca mostra che i britannici dichiarano una presenza più costante al lavoro, raggiungendo un tasso di “sempre presenti” pari all’86%, seguiti dagli olandesi con l’83%, dai tedeschi con l’80% e dagli spagnoli con il 79%. I francesi e i belgi si posizionano leggermente al di sotto della media europea, registrando il 71%.
I dati italiani
Solo il 41% dei dipendenti nel nostro Paese ritiene di essere stato sempre presente al lavoro nell’ultimo anno. Come mai? L’ampia forbice tra la media europea e quella italiana è data da alcune diversità concrete fra le legislazioni dei paesi in tema di lavoro, ma soprattutto dalla diversa concezione dell’assenza dal lavoro. Infatti per alcuni paesi essere assenti significa “non recarsi sul posto di lavoro”, mentre per altri significa “rimanere a casa”. Ad esempio, alcuni considerano “assenza” il frequentare un corso di formazione al di fuori della sede aziendale ufficiale, anche se la formazione è parte dell’attività lavorativa ed è organizzata dall’azienda stessa.
Il “presentismo”
Il dato del 41% appare poco coerente con un fenomeno tipico della cultura italiana: il “presentismo”. Esso si verifica quando un dipendente si reca in ufficio, pur sapendo che la sua produttività sarà ridotta a causa di problemi di salute fisica o psicologica, per paura di essere percepito come “fannullone”. Il presentismo appare talmente radicato nella cultura del lavoro italiana da manifestarsi come un comportamento automatico, di cui i lavoratori italiani fanno fatica anche a rendersi conto.
Le cause d’assenza dal lavoro
Le condizioni di vita all’interno del contesto lavorativo rappresentano il 55% delle cause di assenza dei dipendenti a livello europeo. Quando ai dipendenti viene chiesto quali siano le cause della propria assenza dal luogo di lavoro, la principale motivazione citata è relativa allo stato di salute individuale e dei propri cari. Le altre motivazioni sono relative alla qualità della vita all’interno del contesto organizzativo. Se si sommano le motivazioni personali a quelle professionali, la media di lavoratori europei che si assenta per motivi di salute è pari al 45% delle assenze totali.
Il 73% dei dipendenti europei intervistati afferma di essere “soddisfatto” sul posto di lavoro, dato guidato dagli olandesi che si posizionano al primo posto, raggiungendo l’82%, seguiti dai britannici con l’80% e dai tedeschi con il 78%. Simili tra loro le percentuali dei francesi con il 68%, degli spagnoli con il 67% e infine degli italiani con il 66%.
Soddisfazione dei dipendenti: differenze tra i paesi
I Paesi Bassi registrano una percentuale di dipendenti “soddisfatti e coinvolti” pari al 54%, seguiti dalla Germania con il 46%, dall’Italia con il 45% e dalla Spagna con il 44%. Il Belgio (38%) e la Francia (35%) si posizionano al di sotto della media europea. Gli inglesi che, come indicato in precedenza, mostrano una percentuale di dipendenti soddisfatti tra le più alte in Europa, registrano una percentuale di dipendenti “soddisfatti e coinvolti” pari solo al 23%.
Tra i dipendenti europei che hanno dichiarato di essere “soddisfatti”, il 55% afferma di sentirsi implicato nel futuro della propria azienda mentre, tra coloro che si dichiarano “insoddisfatti”, solo il 26% si sente coinvolto nell’avvenire della propria impresa.
A livello europeo, i dipendenti coinvolti e soddisfatti sono più inclini ad accrescere il proprio impegno professionale nel futuro (76%) rispetto ai dipendenti insoddisfatti e non interessati (24%). In Italia questo dato cresce: è il 79% dei dipendenti “soddisfatti e coinvolti” che si dichiara pronto a impegnarsi a vantaggio del futuro della propria organizzazione.
Soddisfazione, coinvolgimento e assenza
A livello europeo, i principali motivi di assenza dei dipendenti soddisfatti e coinvolti sono il proprio stato di salute (25% del totale) e la situazione personale (13%). Il carico di lavoro (7%), l’insoddisfazione legata alla retribuzione (7%) o alla scarsa serenità dell’ambiente di lavoro (7%) registrano un’incidenza più limitata, contrariamente a quanto avviene per i collaboratori insoddisfatti. Il tasso di assenza dei dipendenti maggiormente identificati con l’organizzazione si dimostra quindi legato a impedimenti personali difficilmente prevedibili, piuttosto che a motivazioni professionali. Guardando ai dati italiani, tale tendenza è confermata: se mediamente le assenze per motivi personali si assestano sul 45%, si nota che per la categoria di dipendenti soddisfatti e coinvolti tale percentuale sale al 52%, e scende al 44% per la categoria degli insoddisfatti e non interessati.
Le principali motivazioni che generano coinvolgimento nei dipendenti
In Italia i collaboratori intervistati indicano tre motivi principali che generano in loro soddisfazione e interesse per la propria azienda: il contenuto del proprio lavoro (84% dei dipendenti intervistati); il riconoscimento da parte dell’azienda (82%); le relazioni umane instaurate sul posto di lavoro (80%).
I direttori HR individuano una serie di campanelli di allarme della minore partecipazione dei dipendenti alla vita aziendale. Il dato interessante che emerge è che l’assenza dal posto di lavoro non è tra i primi sintomi dichiarati dai collaboratori. Al contrario, per i dipendenti italiani assentarsi dal posto di lavoro è al settimo posto tra i comportamenti che adotterebbero se si sentissero meno motivati sul lavoro. Al primo, al secondo e al terzo posto i dipendenti italiani rispondono: “sarei presente, ma farei solo lo stretto necessario”; “richiederei un colloquio”; “non esprimerei più la mia opinione/non darei più suggerimenti”.
La parte conclusiva del Barometro Ayming ha interrogato sia i direttori HR sia i dipendenti in merito alle principali aree di miglioramento che, nella loro attuale esperienza, riscontrano.
Dall’analisi delle risposte dei dipendenti emergono tre aree di miglioramento principali sulle quali i responsabili delle risorse umane dovrebbero focalizzarsi: opportunità uguali per tutti, sviluppo professionale e riconoscimento (economico e non) da parte dell’azienda. Rispetto a questi temi, la percezione dei direttori HR sul livello di qualità nella propria azienda appare migliore; infatti, per quanto riguarda le tre aree ritenute deboli da parte dei collaboratori, i direttori HR si dichiarano più soddisfatti (mediamente di 22 punti percentuale) rispetto ai dipendenti.
