Il telefono è un inseparabile strumento di lavoro: sostiene i nostri rapporti professionali, ci segue fuori dall’ufficio e, talvolta, ci “perseguita” anche in vacanza. Riceviamo decine di telefonate ogni giorno, tanto che spesso rispondiamo in tono automatico senza prestare troppa attenzione alle parole.
Ma non bisogna dimenticare l’importanza di una buona comunicazione anche quando il nostro interlocutore non è fisicamente di fronte a noi. Partendo dal primo assioma della comunicazione secondo il quale “non si può non comunicare”, allora è opportuno farlo in modo professionale, evitando questi cinque comportamenti:
- Non presentarsi. Soprattutto per le chiamate che facciamo verso l’esterno, l’autopresentazione è il nostro biglietto da visita, ciò che ci permette di catturare l’attenzione di chi ci ascolta. Un saluto, il proprio nome e ruolo aziendale insieme al motivo della chiamata sono l’indispensabile per fare una buona prima impressione al telefono.
- Urlare. Va bene coprire i rumori di sottofondo per essere ascoltati dall’altra parte dell’apparecchio, ma il volume della voce non deve mai essere troppo alto. È preferibile piuttosto prendere la chiamata in un luogo più silenzioso o rinviarla a un momento successivo. Un volume troppo alto, inoltre, può essere il segnale di un carattere aggressivo o irascibile, oltre che dell’umore di quel preciso momento.
- Non parlare con altre persone. È una situazione tipica: siamo al telefono ed entra nel nostro ufficio un collega che ci chiede qualcosa. Che fare? Semplice: non interrompere la conversazione telefonica per intavolarne una nuova con il nostro collega (che, educatamente, dovrebbe attendere la fine della telefonata per rivolgerci la sua domanda).
- Non avvisare se siamo in vivavoce. C’è un tempo e un luogo per l’utilizzo del vivavoce e, soprattutto, c’è bisogno del consenso dell’altra parte che potrebbe non voler condividere le informazioni della chiamata con chi è presente nel nostro ufficio (a meno che questi non ne siano espressamente coinvolti).
- Dare informazioni personali sui colleghi. Quando rispondiamo al posto di un collega assente (e dopo aver seguito le 4 regole precedenti), è sufficiente pronunciare un semplice “al momento non è in ufficio” senza perdersi in spiegazioni sui motivi per i quali il collega non è al suo posto. È bene ricordare che ogni parola fuori posto o informazione non richiesta potrebbe mettere in cattiva luce il nostro collega.
Infine, la regola aurea della buona educazione: salutare sempre sia all’inizio che alla fine di una telefonata.
