Il tema della fiducia da dare ai propri collaboratori e del rischio di relative frodi non è nuovo per le aziende. Recenti scandali, soprattutto nel settore delle telecomunicazioni, hanno riportato il tema alla ribalta.
L’ultima ricerca svolta da Il Sole 24 Ore – aidp, relativa alle figure professionali più ricercate sul mercato del lavoro in tempi di crisi, ha evidenziato anche alcune fi gure professionali riguardanti i controlli. Questi apparentemente portano nell’immediato solo a un incremento dei costi di struttura. Eppure nelle imprese, non solo italiane, il livello dei controlli sta aumentando. Qualcuno stima che, ormai, un occupato su venti sia addetto a compiti che hanno a che fare, in modo diretto o indiretto, con funzioni di supervisione e monitoraggio. Anche nella società civile, così come tra gli imprenditori, si avverte un’accresciuta percezione di pericolo e di propagazione di comportamenti talvolta solo pericolosamente pressappochisti, talvolta invece palesemente illeciti.

Analogamente a livello internazionale si sta assistendo a un rinnovato interesse verso il tema delle frodi aziendali, in Italia tradizionalmente poco trattato. L’Institute of Internal Auditors (iia), ha recentemente indicato cinque principi chiave per la gestione del processo di prevenzione delle frodi, identificando gli strumenti che amministratori, dirigenti e auditors dovrebbero adottare con rigore per prevenire le frodi societarie.

Questi principi sono il risultato di due anni di lavoro di un team dedicato di venti esperti dell’Institute of Internal Auditors, specializzati nel settore della prevenzione e gestione di frodi societarie.

I 5 principi sono così riassumibili:

1. dovrebbe sempre far parte della struttura di governo di un’organizzazione un programma per la gestione del rischio di frodi, che includa una policy dettagliata, scritta, atta ad esprimere le aspettative del consiglio d’amministrazione e del senior management rispetto alla gestione del rischio di frode;
2. l’esposizione a questo tipo di rischi dovrebbe essere rivalutata periodicamente dall’organizzazione al fine di identificare situazioni di criticità potenziali o eventi particolari che l’organizzazione si potrebbe trovare nella condizione di dover contrastare;
3. sistemi di prevenzione dei potenziali fattori chiave rispetto al rischio di frode dovrebbero essere attuati, quando possibile, per mitigare il possibile impatto sull’organizzazione;
4. dovrebbero essere attuate tecniche di monitoraggio specifiche, volte a individuare le frodi quando le misure preventive falliscono;
5. dovrebbe essere previsto uno specifico sistema di reporting, per raccogliere le segnalazioni di frodi potenziali e un approccio coordinato per le indagini, e dovrebbero essere utilizzate azioni correttive per assicurare che la frode potenziale sia affrontata in modo efficace e tempestivo.

In Italia gli scandali sono molti, ma il dibattito al riguardo è circoscritto solo a pochi specialisti. L’ultimo rapporto esaustivo riguardo al rischio di frodi, con dati relativi anche all’Italia, non a caso, data 1998, ed era stato curato da Ernst & Young. Da quell’indagine emergeva come le imprese di tutto il mondo stiano continuando a perdere milioni di dollari ogni anno per frodi commesse dai loro stessi dipendenti. E le aziende italiane purtroppo non godevano di una situazione migliore.

Recenti rilevazioni empiriche confermano come oltre l’87% delle imprese italiane dichiari di percepirsi più esposta alle frodi rispetto a cinque anni fa. Tre intervistati su cinque ritengono la loro azienda oggetto potenziale di frodi attraverso il computer, incluso l’uso di soft ware illegale, di atti di pirateria e di invasione della privacy; oltre il 30% di coloro che ha dichiarato di essere stato oggetto di frodi segnala più di cinque casi avvenuti negli ultimi cinque anni. Se guardiamo il panorama internazionale le soluzioni che normalmente le aziende adottano per evitare le frodi variano in modo considerevole: molte grandi imprese statunitensi, ad esempio, hanno istituito «hot-line» confidenziali aperte ai dipendenti per la denuncia delle frodi (mezzo questo fortemente avversato in Canada e in Europa).

La quasi totalità delle multinazionali è particolarmente attenta all’uso di normali misure interne, quali la separazione dei compiti e il controllo degli accessi sui computer, visti ancora come i primi strumenti di prevenzione, ma tuttora i più efficaci. È ormai opinione condivisa che la risposta alle frodi inizia con una sempre più capillare consapevolezza da parte dei vertici aziendali riguardo all’entità e alla pericolosità potenziale del problema e si attua prima di tutto attraverso rigorose misure di prevenzione.

Il sistema di controllo interno deve diventare ed essere usato con più frequenza come strumento d’individuazione delle concrete aree di rischio, caratteristiche sia dei processi aziendali sia degli specifici settori di attività.

Tratto da L’alfabeto del leader – Compedio semiserio per manager colti (Guerini Next).